Boost je agency cashflow - 20 tips

‘Cashflow’, wat is dat eigenlijk precies? Is het een getal? Is het je banksaldo? Of je winst? Cashflow is voor veel ondernemers een vaag begrip. Ondernemers denken in ‘winst’. Maar hoe kan het dat je wél winst maakt en toch weinig cash op de bank hebt?

Cashflow is het saldo in euro’s dat je bedrijf instroomt en weer uitvloeit.

En grip daarop hebben is nu belangrijker dan ooit…!

Een probleem dat ik doorlopend bij veel bedrijven zie, is dat de cash er veel eerder uit gaat dan in. En vaak is het banksaldo een doorlopend punt van aandacht en onrust. Terwijl er eigenlijk niks structureels wordt gedaan om dat om te draaien. 

Laten we daar nu eens verandering in brengen! Met een aantal ‘simpele’ tips kun jij de cashflow in jouw bedrijf echt serieus opschalen. Lees: meer cash op de bank en dus meer rust in jouw hoofd. 

Ik weet het, je vindt het misschien saai. Maar houd je mindset op ‘leren’ om te groeien. Wat kun je er wél mee in plaats van: “dat geldt niet voor ons” of “dat kan niet in onze business”. Een andere mindset geeft kracht en ik garandeer je: dan wordt het écht leuk! 

Veel plezier met het invoeren van de tips!

Tip 1: lees mijn ‘blik op debiteuren’

Elk bedrijf heeft debiteuren. Niks nieuws. Maar ik kijk er nét even anders naar:
Stel je hebt een reclamebureau. Je doet mooie projecten voor mooie klanten. En na een lang traject van mooie dingen opleveren zeg jij dus tegen jouw klant: “Alstublieft, de factuur, betaalt u mij maar over 30 dagen”. Niks geks. 

Bekijk het eens zo: Wat je eigenlijk zegt is: “Hi klant, dank voor je opdracht, na lang zwoegen is hier de factuur. Wij hebben inmiddels al vele uren en kosten gemaakt en betaald. Maar betaal jij ons maar (veel) later, dat geeft niks, ik schiet het wel even voor...”.

Hoe je het ook wendt of keert, je ‘leent’ je klant dus cash. Je speelt dus voor bank! 

Natuurlijk, I get it, het werkt ‘nou eenmaal zo’. En toch, je wilt vast geen bank zijn, of in ieder geval zo min min min mogelijk! Gelukkig zijn er mooie manieren om je geld structureel eerder te krijgen. 

Alsjeblieft, reken even mee: 

Stel: je bedrijf doet dit jaar € 750.000,- omzet, exclusief btw. En jouw klanten betalen jou gemiddeld na 45 dagen. (dat noem ik ‘debiteurendagen’) Met deze getallen zal er gemiddeld aan debiteuren openstaan: € 112.000,-. En dat bedrag heb je dus continu ‘uitgeleend’. 

Stel: je krijgt het voor elkaar dat je debiteuren gemiddeld 10 dagen éérder betalen, dus na 35 dagen. Dán staat er gemiddeld nog maar € 87.000,- open.

Conclusie: je banksaldo gaat dan structureel met € 25.000,- omhoog. Zou dat wat uitmaken voor de cash-rust in je hoofd? 

En haal je er nog eens 10 dagen af, dan praten we over nog eens € 25.000,- extra op de bank! 

Ok, en hoe verminder je dan dat aantal

‘debiteurendagen’? Lees door voor nog 19 tips!

Tip 2: Meet, weet en verbeter je debiteurendagen

Maak er een gewoonte van om elke maand jouw aantal debiteurendagen vast te leggen. Gewoon, in een Excel-sheet. En begin met het huidige getal. Vraag je boekhouder dit voor je te berekenen en met je te delen, elke maand! Of misschien volgt deze informatie wel uit je software, bijvoorbeeld als je Simplicate of Teamleader gebruikt. Of je gebruikt Exact Online, waar je het ook kunt vinden. 

Stel een doel: Stel je zit nu op 45 dagen. Neem 3 maanden de tijd om het aantal debiteurendagen naar 40 te krijgen.
Implementeer onderstaande tips of scherp wat je al doet aan. Maak er een challenge van! 

Tip 3: Creëer een cashflow mindset in je bedrijf

Deel het ‘aantal debiteurendagen’ met je team, elke maand. Vertel waarom je het meet: je wil het structureel verbeteren, zodat het bedrijf vrij van cash-zorgen kan groeien. Gebruik vooral bovenstaand rekenvoorbeeld. Zo krijgt je team ook mee wat de impact is. Lees in de tips hieronder hoe zij ook kunnen bijdragen aan verbetering.

Zo bouw je aan een cashflow-mindset in je hele bedrijf.

Hoe ga jij zorgen voor minder debiteurendagen? Lees dan de volgende tips. Kies er elke maand 1 uit, en implementeer deze direct!

Tip 4

Zorg dat het innen van je facturen gedisciplineerd gebeurt. Maak het een hoofdtaak, met elke week (of twee weken) een vast moment om aan te werken. Wie is daar verantwoordelijk voor? Doe het in ieder geval nooit zelf.

Laat jouw energie hier niet verloren aan gaan. Bovendien is het veel professioneler als iemand anders dat voor jou doet (en niet de baas zelf).

Tip 5

Zorg voor automatische herinneringen de dag na het verlopen van de betalingstermijn. Dit kun je zelf inregelen, maar overweeg ook eens software zoals Payt. 

Realiseer je dat jouw klanten er echt wel begrip voor hebben als jij strakker gaat incasseren. Het geeft een beeld van professionaliteit. En wie wil er nou niet werken met een bedrijf dat vanwege het succes steeds verder professionaliseert?

Tip 6

Zorg dat jullie ook bellen als een factuur vervallen is, naast de (automatische) e-mailreminder. Dat maakt heel duidelijk aan jouw klant dat je er bovenop zit. En je houdt zo ook een ‘menselijke touch’.
 

Tip 7

Bel 5 dagen voordat de betalingstermijn verloopt je klant en ‘vraag’ of alles duidelijk is op de factuur. Dat is een ‘gentle herinnering’. Zie het als small talk, ook om de relatie te onderhouden.

 
Tip 8

Is jouw factuur altijd foutloos? Of komt ie wel eens terug, of moet je dingen alsnog toelichten? Dat kost je debiteurendagen!

Tip 9

Is jouw factuur aantrekkelijk om sneller te betalen? Is die lekker snel te verwerken? Zodat jouw factuur als eerste door het accorderingsproces heen gaat?
 

Tip 10

Zet een uiterste betaaldatum op de factuur in plaats van ‘betalingstermijn 30 dagen’. Het is bewezen dat dat helpt om ook echt op jouw uiterste datum betaald te krijgen.
 

Tip 11

Geef jij korting bij snelle betaling? Dat werkt in de praktijk echt positief voor je cashflow. Er zijn legio bedrijven die als standaard hebben om de betalingskorting te pakken. Bedenk: een betaling van €10.000,- die je 4 weken eerder ontvangt, is dat jou 1% of 2% korting waard? No-brainer!
 

Tip 12

Waardeer je klant als hij snel betaalt! Hoe zou jij het zelf vinden als een leverancier jou belt om te bedanken voor de snelle betaling? Juist, dat voelt goed! En dan betaal je de volgende keer ook weer graag eerder...
 

Tip 13

Kun je jouw herinneringen ‘leuker en makkelijker’ maken? Een iDeal-betaallink sturen, misschien ook via WhatsApp of sms? Brain eens met je team.
 

Tip 14

Gebruik je verschillende betaalmethoden die sneller werken? Bijvoorbeeld PayPal of creditcard? Heb je je klanten wel eens gevraagd wat voor hun het snelste en fijnste werkt qua betaalmethoden? Neem het op in je ‘script’ voor accountgesprekken. Of bel zelf eens een paar grote klanten voor een ‘bijpraatmomentje’. Dan kun je deze vraag ook stellen.
 

Tip 15

Bouw een band op met de ‘crediteurenafdeling’ van jouw klanten. Gewoon bellen als er een aanleiding is. B2B of B2C, het is uiteindelijk people-to-people! Zorg dat men het jouw bedrijf gunt om als eerste te betalen.
 

Tip 16

Verkort je betalingstermijn. Zeker bij nieuwe klanten is daar vast ruimte voor!
 

Tip 17

Leg je team eens uit hoe lang het kan duren voordat ‘die ene mooie klant waar zij graag voor werken’ betaalt. En hoeveel cash aan salarissen, huur en koffie er al uit is voordat het bedrijf er iets van terugziet. Dat geeft vaak al meteen een “oh dat wist ik niet”. En dat is goed, vind je niet?!
 

Tip 19

En hier nog een heerlijke open deur: vraag om eerdere betaling. Gewoon vragen! Ik weet uit ervaring dat je hier echt iets uithaalt. En als je het verpakt in een boodschap dat “het bedrijf verder gaat professionaliseren en andere betalingstermijnen gaat hanteren”, dan durf je het vast...

Tip 20

En tot slot: zorg voor keiharde routine als het gaat om het innen van debiteuren. En als jij zelf niet de discipline kan opbrengen, delegeer het aan je cashflow-sidekick of je boekhouder!

Nou dat was een hele lijst. Mijn finale tip: pik er 1 of 2 dingen uit en zorg dat je het ‘in proces’ hebt gekregen voor 31 december. Wie ga je daarvoor aanhaken?

Oh ja, je kan deze mail natuurlijk ook even in je MT delen. En er bij de volgende meeting even kort over sparren. Just sayin. :)